Materia | Información | Bloqueo (Inicio del cómputo) | Plazo de Conservación | Fundamento Legal | Doc. a eliminar |
Información relativa a proveedores | Datos de contacto de los proveedores | Desde el último contacto | 6 meses | Plazo determinado por el PROYECTO3 al entender que puede resultar de interés para ambas partes en el supuesto caso de futuras contrataciones. | Toda |
Documentación contractual Proveedores
| Documentación asociada a la contratación | Finalización de la relación contractual | 10 años | Art. 21 Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo | Toda |
Materia | Información | Bloqueo (Inicio del cómputo) | Plazo de Conservación | Fundamento Legal | Doc. a eliminar |
Documentación contable y fiscal | A efectos mercantiles: libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.) | Desde el último asiento contable | 6 años[1] | Art. 30 Código Comercio | Toda |
A efectos fiscales: Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria | Desde el término del ejercicio fiscal | 4 años | Artículos 66 a 70 Ley General Tributaria | Toda | |
Auditoría de cuentas | Documentación referente a cada auditoría de cuentas realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe
| Desde el informe definitivo | 5 años | Artículo 24 del Real Decreto Legislativo 1/2011 de 1 julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas | Toda |
Datos relativos a asuntos procesales | Todo tipo de datos relacionados con procedimientos judiciales y extrajudiciales que puedan afectar a PROYECTO3
| Desde la producción de la situación objeto de conflicto o, en caso de no existir, desde la recepción de la documentación correspondiente | 5 años o, en su caso, hasta obtención de resolución judicial firme | Art. 1964.2 Código Civil (reformado por Ley 42/2015. De 5 de octubre) | Toda |
Subvenciones y ayudas públicas | Toda la información necesaria para justificar subvenciones y ayudas públicas nacionales o extranjeras | Desde la concesión de las mismas | Indeterminado | Se deberá estar a lo dispuesto en las Bases Reguladoras y/o en la Convocatoria de la Subvención | Toda |
Materia | Información | Bloqueo (Inicio del cómputo) | Plazo de Conservación | Fundamento Legal | Doc. a eliminar |
Atención de solicitudes de información | Datos que el potencial cliente proporciona para solicitar información
| Desde que el potencial cliente es cliente o no procede a la contratación | 1 año | Plazo determinado por el PROYECTO3 al entender que dicho periodo se puede derivar responsabilidades por los motivos de la inadmisión del alumno. | Toda |
Prestación de servicios a clientes | Datos de carácter personal incluidos en el contrato formalizado con PROYECTO3
| Desde que finaliza la relación contractual | 6 años | Art. 30 Código Comercio | Toda |
Historial clínico | Datos relativos al paciente | Desde que el interesado curso el alta, finalizó la prestación del servicio o el último proceso de asistencia | 5 años | Artículo 17.1 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, de autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. | Toda |
Materia | Información | Bloqueo (Inicio del cómputo) | Plazo de Conservación[2] | Fundamento Legal | Doc. a eliminar |
Documentación relativa a selección de personal | Currículum, anotaciones de entrevistas y otra documentación generada en el marco de un proceso de selección
| Desde su última actualización | 1 año | Plazo determinado por el PROYECTO3 al entender que en dicho periodo el candidato pueda seguir estado interesado en cubrir la vacante y no haber sufrido modificaciones sustanciales de sus cualidades para ocupar el puesto
| Toda |
Datos identificativos de candidatos con los que hubiera surgido situación que pudiera derivar en responsabilidad | Datos mínimos necesarios para identificar a la persona | Desde que hubiera tenido lugar la situación de la que potencialmente se pudiera derivar responsabilidad | 5 años | Plazo determinado por PROYECTO3 conforme con el plazo legal para exigir responsabilidad (Art. 1964.2 Código Civil), de acuerdo con las responsabilidades que se puedan derivar de la carta oferta o documento análogo. | Toda |
Documentación de carácter laboral o relacionada con el cumplimiento de obligaciones: de alta de la Seguridad Social y de pago de las cuotas | Documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones. Asimismo, toda la documentación contractual | Finalización de la relación laboral | 5 años (nota: pese a que el RD 5/2000 establece un periodo de 4 años, se recomienda aumentarlo a 5 en tanto que es el periodo establecido para la responsabilidad civil contractual) | Artículo 21 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social y artículo 1964 del Código Civil. Dicho periodo de 4 años será ampliado por un año más por la responsabilidad civil contractual que se pudiera derivar. | Toda, se puede usar anonimizada |
Documentación contractual Empleados | -Documentación asociada a la contratación
–Documentación PRL: Certificados de aptitud (APTO/NO APTO) e informes de accidentes laborales
-Documentación necesaria para gestionar los seguros de salud, siniestros y fallecimiento
| Finalización de la relación laboral | 15 años (Relaciones jurídicas iniciadas con anterioridad al 7 de octubre de 2005). | Art. 1964.2 Código Civil (reformado por Ley 42/2015. De 5 de octubre) | Toda |
5 años (Relaciones jurídicas iniciadas entre el 7 de octubre de 2005 y el 7 de octubre de 2015, así como las iniciadas a partir del 7 de octubre de 2015)
| Art. 1964.2 Código Civil (reformado por Ley 42/2015. De 5 de octubre) | ||||
Control de la jornada laboral
| Datos relativos a la cuantificación de la jornada laboral de los empleados. | Desde que se obtienen los datos. |
4 años
| Art. 34.9 Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. | Toda
|
Documentación relativa al sistema de información de denuncias internas | Datos de los empleados recabados a través de las denuncias realizadas por los mismos (denunciante, denunciado y terceros implicados) incluida en el propio canal de denuncias | Desde que se obtienen los datos | 10 años | Art. 24.4 LOPD | Toda |
Documentación relativa a denuncias tramitadas | Desde la producción de la situación objeto de conflicto o, en caso de no existir, desde la recepción de la denuncia | 5 años o, en su caso, hasta obtención de resolución judicial firme | Art. 1964.2 Código Civil (reformado por Ley 42/2015. De 5 de octubre) | ||
Documentación relativa a cursos de formación realizados por empleados | Títulos y certificados obtenidos por los empleados en los distintos cursos de formación | Finalización de la relación contractual | 4 años | Art 5.2 Orden TAS/2307/2007[3] | Toda |
Registros de accesos (“Logs”) | Datos contenidos en los registros de accesos (“Logs”) a los datos de nivel de seguridad alto contenidos en las aplicaciones informáticas | Desde que se recabaron | 2 años | Plazo recomendado por PROYECTO3, al entender que en dicho periodo se pueden definir responsabilidades conforme a las políticas de seguridad de la información. | Toda |
[1] Sin perjuicio del plazo de prescripción identificado, debe indicarse que la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, por la que se modifica la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal en materia de transparencia y lucha contra el fraude fiscal y en la Seguridad Social, recomienda la conservación de dicha documentación.
[2] Los plazos de conservación establecidos en la presente política se aplicarán sin perjuicio de aquellos otros, que vengan determinados por normativas sectoriales y/o acuerdos, tanto de carácter público como privado, que pudieran vincular a GRUPO PROEDUCA.
[3] Orden TAS/2307/2007, de 27-7-2007 Art 5.2 Durante un período mínimo de 4 años, las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.
